Systemy obiegu dokumentów

Analiza ilości generowanych informacji, zarówno w przedsiębiorstwach, jak i instytucjach publicznych, wykazała, że obecnie ponad 90% danych wytwarzana jest elektronicznie. Niestety przez brak centralnych repozytoriów wiedzy oraz to, że 85% danych tworzonych jest w postaci nieustrukturyzowanych dokumentów, problem z dostępnością zgromadzonej wiedzy jest coraz większy. Brak łatwego dostępu do utworzonych dokumentów (a więc nie tylko dostępności, ale przede wszystkim łatwości ich odszukania) generuje nie tylko dodatkowe koszty, ale wprowadzają dalszy chaos i degradację jakościową organizacji (np.: poprzez tworzenie tych samych dokumentów wielokrotnie). Umiejętność szybkiego odnalezienia, ale i zarządzania zgromadzoną w firmie wiedzą, staję się dzisiaj jednym z kluczowych kwestii decydujących o przetrwaniu i sukcesie przedsiębiorstwa, ale także o poprawie efektywności różnych organizacji i instytucji.

Firmy i instytucje mają wiele problemów wynikłych z utrudnionego dostępu do wytworzonej i zgromadzonej wiedzy. W dzisiejszych czasach często niezbędna jest integracja procesów biznesowych z zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa. Bardzo często istnieje konieczność wykorzystania archiwalnych dokumentów w bieżącej pracy. Również wymagania dotyczące bezpieczeństwa (różne poziomy dostępu do zgromadzonej wiedzy oraz ich odpowiednia kontrola), stanowią nierzadko wyzwanie. Wymagana jest także zgodność z aktami prawnymi (np.: ochrona danych osobowych, przepisy prawa bankowego). Osobnym problemem jest znalezienie sposobu na zapewnienia możliwości pracy zespołowej, a więc umiejętne wersjonowanie oraz procedury zatwierdzania zmian.

Jednym z kluczowych rozwiązań, ukierunkowanych na poprawę powyższych problemów są systemy informatyczne należące do klasy ECM (Enterprise Content Management). Jednym z fundamentalnych zadań stawianych przed tymi systemami, jest znaczne uproszczenie i przyśpieszenie przeszukiwania, pobierania, wymiany i przetwarzania różnego rodzaju treści. Dzięki temu połączeniu poprawia się efektywność i komfort pracy, co prowadzi do ograniczania związanych z nią kosztów. Ułatwienia w dostępie do informacji znacznie zwiększają także szybkość podejmowania decyzji przez kierownictwo. W celu ograniczenia kosztów alternatywę do pełnoprawnych systemów ECM mogą stanowić systemy DMS, czyli systemy zarządzania dokumentami.

Cechy rozwiązań DMS:

  • Szybki dostęp do dokumentów poprzez proste i zaawansowane wyszukiwanie
  • Redukcja kosztów i czasu potrzebnego na przetwarzanie i pracę nad dokumentami
  • Redukcja liczby papierowych dokumentów
  • Wysoki poziom bezpieczeństwa zgromadzonych danych
  • Możliwość odtworzenia z elektronicznej kopii utraconych lub zniszczonych papierowych dokumentów
  • Wysoka niezawodność oraz łatwość odtworzenia archiwum w razie nieszczęśliwych wypadków, np. pożaru
  • Ułatwiony dostęp do dokumentów papierowych poprzez zapisaną w systemie pozycję ich fizycznego przechowywania w magazynie
  • Automatyzacja pracy nad dokumentami papierowymi poprzez wykorzystanie czytników kodów kreskowych
  • Centralne archiwum dokumentów w systemie
  • Wprowadzenie formalnych procesów obiegu dokumentów
  • Terminowość załatwiania spraw i kontrola nad nimi
  • Standaryzacja i usprawnienie procedur wewnętrznych

Wdrażane przez nas systemy zarządzania dokumentami opieramy zarówno na komercyjnych rozwiązaniach takich jak  Microsoft SharePoint® lub Alfresco Enterprice, jak również na odpowiednikach OpenSource, stanowiących interesującą alternatywę.